Datenschutz

Datenschutzhinweise nach Art. 13 und Art. 14 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

1.1. Die interne Meldestelle wird von der Hannover Rück SE, Karl-Wiechert-Allee 50, 30625 Hannover, sowie der E+S Rückversicherung AG, ebenda, als sog. gemeinsame Verantwortliche im Sinne Art. 26 DSGVO betrieben.

1.2. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per Post unter der oben genannten Adresse mit dem Zusatz – Datenschutzbeauftragter – oder per E-Mail über unser Datenschutz-Gruppenpostfach unter datenschutz[at]hannover-re.com.

1.3. Der Datenschutzbeauftragte ist auch Anlaufstelle für Betroffenenrechte im Sinne Art. 26 Abs. 2 S. 2 DSGVO und zu Fragen der gemeinsamen Verantwortlichkeit. 

2.1. Erfüllung der Pflichten gemäß Hinweisgeberschutzsystem. Entgegennahme und weitere Bearbeitung der Meldung zur ggf. Einleitung erforderlicher Folgemaßnahmen. 

2.2. Daneben ergeben sich weitere Zwecke aus einzelnen Normen des Hinweisgeberschutzgesetzes, so unter anderem aus §11 (Dokumentation und Aufbewahrung der Meldung), § 17 (Verfahren bei internen Meldungen), § 18 (Folgemaßnahmen der internen Meldestellen).

3.1. Von einer Meldung potentiell betroffen können Beschäftigte der Hannover Rück Gruppe, aber auch Geschäftspartner:innen oder andere Dritte sein („gemeldete Person“).

3.2. Von einer Meldung betroffen können aber auch Personen sein, die in der Meldung als z.B. Zeugen benannt werden („beteiligte Personen“).

4.1. Verarbeitet werden die persönlichen Daten der oder des Meldenden (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Rufnummer, Mailadresse), sofern diese von der oder dem Meldenden mitgeteilt wurden oder die persönlichen Daten weiterer betroffener Personen, soweit diese Daten für die Bearbeitung nach den gesetzlichen Vorgaben erforderlich sind.

4.2. Gegenstand der Meldung können Informationen über strafbewehrte Handlungen sein, wie die Missachtung des Rechts auf sexuelle Selbstbestimmung, oder auch Informationen, die Verstöße gegen bußgeldbewehrte Vorschriften betreffen, die den Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder den Schutz der Rechte von Beschäftigten zum Gegenstand haben. Weiterhin können Verstöße gegen das deutsche Recht, aber auch gegen unmittelbar geltendes Recht der Europäischen Union Gegenstand einer Meldung sein. Dies umfasst insbesondere Rechtsgebiete wie die Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Vorgaben zum Umweltschutz, Regelungen zum Verbraucherschutz, Vorgaben zur IT-Sicherheit, Regelungen zum Datenschutz, aber auch Verstöße gegen interne Compliance Richtlinien oder das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz, sofern und soweit sie das Unternehmen betreffen oder mit dieser in Zusammenhang stehen.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO und § 10 HinSchG. Werden personenbezogene Daten aufgrund eines berechtigten Interesses verarbeitet, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. 

Übermittlungen an Drittländer oder internationale Organisationen sind nicht vorgesehen.

7.1. Daten, die im Rahmen von Meldungen verarbeitet werden, werden grundsätzlich für die Dauer des jeweiligen internen Ermittlungsverfahrens alternativ bis zum Abschluss eventueller nachfolgender (behördlicher) Verfahren im aktiven Bestand gespeichert bzw. im Fall von Einwilligungen bis zu deren Widerruf. Eine Verlängerung der Speicherdauer kann sich ergeben, wenn die Daten für die Geltendmachung, die Ausübung von eigenen oder die Verteidigung gegen Rechtsansprüche erforderlich ist; hier wird im Einzelfall die Erforderlichkeit der Speicherdauer bestimmt.

7.2. Im Übrigen werden die Daten im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, denen das Unternehmen unterliegt, gespeichert. Dies umfasst insbesondere die Speicherung von Daten, die im Rahmen der Durchführung des internen Meldeverfahrens erhoben werden; hier beträgt die Speicherdauer drei Jahre nach Abschluss des Meldeverfahrens, § 11 Abs. 5 HinSchG. Zudem kann eine Speicherung von Daten gemäß Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (u.a. aus HGB, StGB oder AO) für die Dauer von bis zu zehn Jahren oder auch eine Speicherung aufgrund der Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs erfolgen.

Sie sind nicht verpflichtet, personenbezogenen Daten bereitzustellen. Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Durchführung des Verfahrens erforderlich sind oder zu deren Erhebung das Unternehmen gesetzlich verpflichtet sind. Anonyme Meldungen sind zulässig (hierzu finden sich an mehreren Stellen entsprechende Hinweise im System (z.B. gewährleistet über die technischen Voreinstellungen), oder außerhalb über eine telefonische Meldung mit Rufnummer Unterdrückung). [MS4] [SB5] Das Unternehmen wird ohne die Bereitstellung der Daten z.B. nicht in der Lage sein, die nach HinSchG erforderlichen Benachrichtigungen oder Rückmeldungen zu erteilen.

Sie können unter der oben genannten Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den unter Punkt 1 genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover

Telefon: +49 (0511) 120 45 00
 Telefax: +49 (0511) 120 45 99
 E-Mail: poststelle[at]lfd.niedersachsen.de

12.1. Meldungen unterliegen nach § 8 HinSchG einem hohen Maß an Vertraulichkeit. So ist die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren:

- der hinweisgebenden Person, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich dieses Gesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person zum               Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei,

- der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und

- der sonstigen in der Meldung genannten Personen.

12.2. Die Identität der in Ziff. 1-3 genannten Personen wird ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden.

13.1. Es besteht keine Vertraulichkeitspflicht für die Identität einer hinweisgebenden Person, wenn diese vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet.

13.2. Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, dürfen abweichend von den bestehenden Vertraulichkeitspflichten jeweils in folgenden Fällen an die zuständige Stelle weitergegeben werden:

- in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden,

- aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,

- aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.

13.3. Die hinweisgebende Person wird vorab über die Weitergabe informiert. Hiervon ist abzusehen, wenn die Strafverfolgungsbehörde, die zuständige Behörde oder das Gericht der Meldestelle mitgeteilt hat, dass durch die Information die entsprechenden Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden. Der hinweisgebenden Person werden mit der Information zugleich die Gründe für die Weitergabe schriftlich oder elektronisch dargelegt. 

13.4. Ferner dürfen Informationen über die Identität der hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität der Person erlauben, weitergegeben werden, wenn dies

- die Weitergabe für Folgemaßnahmen erforderlich ist und

- die hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat.

Eine Weitergabe von Informationen zu Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder sonstige in einer Meldung genannte Personen ist abweichend von den Vertraulichkeitspflichten zulässig, wenn die Informationen in nachfolgenden Fällen an die jeweils zuständige Stelle weitergegeben werden:

a)    bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung,

b)    von internen Meldestellen, sofern dies im Rahmen interner Untersuchungen bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder in der jeweiligen Organisationseinheit erforderlich ist,

c)    sofern dies für das Ergreifen von Folgemaßnahmen erforderlich ist,

d)    in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörde,

e)    aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,

f)     aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.